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Prefeitura descarta arquivo inativo e beneficia Cooper-Colina com mais de 5 mil quilos de documentos triturados

03/08/2012



A Prefeitura de Colina, por meio do trabalho realizado pela Coordenadora Técnica Administrativa de Arquivo, Natália Mazula Luiz, completa ao longo do 1º semestre de 2012, o quarto descarte de documentos inativos, que juntos, somam mais de 2,5 Km de papéis eliminados. O montante dos três primeiros editais – destinados para a reciclagem – equivalem a 2 quilômetros com peso de mais de 5 mil quilos.

Nesta terça-feira, 31 de julho, foram destruídos cerca de 648,71 metros de documentos, referentes ao terceiro edital de eliminação.
O trabalho para o descarte de documentos antigos e arquivos inativos, segundo Natália, começou em outubro do ano passado.

Tem como objetivo a padronização, manutenção e a conservação centralizada, pela identificação de documentos importantes, a serem arquivados permanentemente, daqueles que devem ser eliminados.

O trabalho também reduz gastos no aluguel ou manutenção de salas para o armazenamento de documentos – já que os espaços transformados em arquivo poderão ser utilizados para outras finalidades – além disso, o descarte garante a destinação do material para a reciclagem.

O primeiro edital de eliminação foi publicado em 25 de outubro de 2011, referente às correspondências oficiais do Gabinete do Prefeito, setores: Gabinete, Comunicação, Recursos Humanos e Finanças: Receita/Contabilidade, tais como: Diários Oficiais; Jornais; Convites; Empenhos; Boletins de Caixa; Guias de Recolhimentos Municipais; Canhotos de Cheques; Impostos de Renda Retidos na Fonte – IRRF; Balancetes; Cadastros; Atestados de Freqüência; Folhas de Ponto; Obras Publicadas, entre outros. Foram descartados quase mil e 500 metros de documentos e a eliminação ocorreu no dia 28 de outubro de 2011.

O segundo descarte ocorreu com documentos e informações da Administração Municipal, cujo edital foi publicado em 26 de janeiro de 2012. Ao todo foram descartados 446,24 metros de documentos. A eliminação ocorreu no mês de fevereiro.

O terceiro descarte de documentos foi realizado com processos da Administração Municipal; da Secretaria Municipal de Saúde e do Gabinete do Prefeito, setores: Recursos Humanos e Finanças/Contabilidade – com a publicação do edital de eliminação no último mês de junho. Trata-se de: Controle de Consumo de Combustível; Memorandos Internos; Processos Administrativos Relativos a Tributos Municipais (Execução Fiscal); Folders; Cartazes; Documentos de Divulgação de Campanhas; Controles de Frequências e Pagamentos; Liquidação de empenhos e despesas consolidadas, etc. Foram eliminados 648,71 metros de papéis, no último 31 de julho.

O edital do quarto descarte foi publicado em 26 de julho de 2012. Este será incinerado – em agosto de 2012 – devido à contaminação do material, com ninhos de animais peçonhentos e que transmitem doenças, como: ratos, escorpiões e pombas. Serão incinerados aproximadamente 48 metros de arquivo inativo da Secretaria Municipal de Saúde: Relatórios de gestão; Indicadores; Prontuários; Ofícios; Leis; Relatórios semanais de Orçamento/Empenho; Requisição de exames colo uterino; Talões; Correspondências recebidas; Notas fiscais; Ultrassom; Relatórios de água; Remessas de Papanicolau; Arquivos de Dengue casa à casa; Fichas de cadastro de gestantes; Comprovantes, entre outros.

De acordo com a Coordenadora de Arquivo, Natália, o descarte é essencial para a desburocratização das repartições municipais e para a otimização do trabalho. “A eliminação de documentos é feita com base legal, pois há uma legislação para armazenamento e descarte de cada tipo de documento”.

Em Colina, os documentos são triturados. Após o picote, a Prefeitura faz a destinação do material à Cooperativa de Materiais Recicláveis – a “Cooper-Colina” – que prensa e comercializa, sendo o valor revertido para a própria Cooperativa.


Tetê Poliseli
Assessora de Imprensa
Prefeitura Municipal de Colina